Reglement klankbordgroepen

versie 5 d.d. 25-10-2022

1.Doelen
1.1 Het adviseren van bestuur, voor zover dit betrekking heeft op het goed functioneren van de vereniging en haar werkorganisatie binnen de statutaire bepaalde doelen en activiteiten, zoals omschreven in artikel 3 lid 1 en 2 (zie statuten). Dit kan op verzoek, maar ook op eigen initiatief.

1.2 Het zorgen dat opvattingen van leden zo goed mogelijk binnen de vereniging worden doorgegeven.

1.3 Bijdragen aan een goede band tussen de leden.

1.4 Bijdragen aan de werving van nieuwe leden.

2.Samenstelling en kwalificaties
2.1 Voor iedere deelsector (legpluimvee, vleeskuikenhouderij) wordt een klankbordgroep gevormd.

2.2 Iedere klankbordgroep bestaat uit minimaal 5 en maximaal 7 leden inclusief de voorzitter.

2.3 De leden zijn praktiserend pluimveehouder, lid van de Unie van Pluimvee Producenten, kunnen functioneren in teamverband en hebben de ambitie een positieve bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelen van de Unie van Pluimvee Producenten.

2.4 De klankbordgroepen worden vanuit het bestuur voorzien van een voorzitter, zijnde een bestuurslid van de vereniging, de voorzitter heeft stemrecht.

2.5 Iedere klankbordgroep kiest uit haar midden (roulerend per overleg) een notulist die beknopt verslag doet van de overleggen.

2.6 In afstemming met de voorzitter kan een klankbordgroep Ć©Ć©n of enkele personen/gasten uitnodigen om deel te nemen aan overleg van de klankbordgroep.

3.Voordracht en termijnen
3.1 Kandidaten voor een klankbordgroep worden door het bestuur voorgedragen aan de ALV, na consultatie van de leden van de klankbordgroep.

3.2 Leden kunnen kandidaten voor een klankbordgroep voordragen bij het bestuur en/of de leden van een klankbordgroep.

3.3 Bij aanvang worden de klankbordgroepen in goed onderling overleg tussen initiatiefnemers, koplopers, kwartiermakers en bestuur samengesteld, zonder voordracht aan de ALV.

3.4 Klankbordleden hebben een zittingsperiode van 4 jaar met de mogelijkheid tot een verlenging met nog eens 4 jaren, tot een maximum van 8 jaar aaneengesloten. Via een schema van aftreden zorgt de klankbordgroep voor gespreide in-en uitstroom.

4.Werkzaamheden en werkwijze
4.1 De klankbordgroepen komen minimaal 4 keer per jaar bijeen voor overleg.

4.2 De voorzitter stelt de agenda op, passend binnen de doelen van de klankbordgroep (zie ad 1). Leden van de klankbordgroep alsmede het bestuur hebben de mogelijkheid agendapunten aan te dragen bij de voorzitter.

4.3 Van iedere bijeenkomst wordt een verslag (incl. actiepuntenlijst) gemaakt met mogelijk (on)gevraagde adviezen aan het bestuur. Het verslag wordt gedeeld met de leden van beide klankbordgroepen en het bestuur.

4.4 Adviezen van de klankbordgroepen zijn niet bindend en worden vastgesteld op basis van consensus. Bij hoge uitzondering kan een advies worden uitgebracht op basis van meerderheid van stemmen.
4.5 Het bestuur bespreekt op welke wijze zij wel/niet opvolging geven aan de adviezen al dan niet via de werkorganisatie. De besluitvorming en opvolging koppelt het bestuur terug aan de betreffende klankbordgroep.

4.6 De klankbordgroepen komen minimaal 1 keer per jaar bijeen voor een gezamenlijk overleg.

5. Geheimhouding

5.1 De leden van de klankbordgroep dienen het belang van de vereniging en gaan derhalve verantwoord om met alle gevoelige informatie waarvan ze kennis (kunnen) nemen als lid van de klankbordgroep.

5.2 De leden van de klankbordgroep dienen geheimhouding te betrachten over hetgeen in de klankbordgroep wordt besproken.

5.3 Het gaat hierbij om informatie waarvan het lid van de klankbordgroep het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Dit geldt in elk geval, maar niet uitsluitend, voor (persoons)gegevens conform de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG), bedrijfsspecifieke informatie van leden en bestuurlijke kwesties in de fase tot en met besluitvorming.

5.4 Een uitzondering hierop zijn tijdens een vergadering gemaakte afspraken over hetgeen men wel buiten de vergadering mag bespreken. Dit kunnen zaken zijn die het functioneren van de klankbordgroep ten goede komen. Deze afspraken zijn door de notulist vastgelegd in het verslag en geaccordeerd door het Bestuur van de vereniging.

5.5 Deze geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na afloop van de inzet van de klankbordgroep leden voor de vereniging.

6.Vergoedingen
6.1 Leden van de klankbordgroepen declareren reiskosten bij de penningmeester van de Unie van Pluimvee Producenten ad. ā‚¬0,19 per kilometer.

6.2 Leden van de klankborgroepen declareren out of pocket onkosten 1 op 1 bij de penningmeester van de Unie van Pluimvee Producenten, waarbij ter onderbouwing de inkoopfactuur wordt meegeleverd. Voor het aangaan van onkosten groter dan ā‚¬100 dient vooraf schriftelijk toestemming te worden verleend door de penningmeester.

6.3 De besteedde uren worden niet vergoed, tenzij activiteiten een substantiƫle tijdsinspanning vergen waarbij vooraf schriftelijk afspraken met het bestuur zijn gemaakt over een reƫle vergoeding.